Mandys Tipps beim Projektmanagement

In der Kölner Werbeagentur sind unsere Kundenberater neben vertrieblichen Aufgaben größtenteils mit Beratung und Projektmanagement beschäftigt. Sie koordinieren, steuern, organisieren und führen Projekte aus. Als Account Manager weiß Mandy aus Erfahrung, dass Projekte selten so ablaufen wie ursprünglich geplant. Sie erklärt euch, wie ihr dennoch einen klaren Kopf behaltet und Projekte erfolgreich zum Abschluss bringt.

Du bestimmst die Zeit - nicht sie dich
Um eine Struktur in deinen Zeitplan zu bringen, hilft es, die Woche grob vorzuplanen und für größere Projekte Blocks zu setzen. Gruppiere deine Zeit am besten nach den einzelnen Tätigkeiten. Priorisiere die Aufgaben auch nach Wichtigkeit und Zeitaufwand.

Kommuniziere nach außen
Gerade bei Team-Meetings ist es wichtig, dass alle Teilnehmer über den aktuellen Stand informiert sind und sich abgeholt fühlen. Es hat viele Vorteile, zu Beginn der Besprechung eine Übersicht zu geben, in der die Zuständigkeiten und Ansprechpartner klar definiert werden.

Während an einem Projekt gearbeitet wird, ist es gut, regelmäßig kurze Updates zu liefern, sodass alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden. Es sollten von Anfang an klare Deadlines kommuniziert werden. Plane am besten immer eine Vorlaufzeit von mindestens 5 Tagen ein.

Sei selbstorganisiert
Hand aufs Herz, am Selbstmanagement lässt sich immer noch etwas optimieren. Wichtig ist, konsequent zu bleiben. Du solltest erst eine Sache abschließen und dich dann der nächsten Aufgabe widmen. Kenne unbedingt deine eigenen Grenzen und lerne auch mal Nein zu sagen. Weißt du, wann deine produktivste Zeit ist? Perfekt, dann nutze diese, um deine Arbeit zu erledigen.

Unproduktive Zeit mindern
Um produktiv zu sein und stressfreier arbeiten zu können, empfiehlt Mandy die ALPEN-Methode. Diese hat nichts mit Bergsteigen zu tun, sondern ist eine Technik, mit der du in wenigen Minuten einen Tagesplan erstellen kannst.

• Aufgaben notieren: Erstelle eine To-do-Liste mit den anstehenden Aufgaben für den nächsten Tag.
• Länge einschätzen: Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch ein und notiere die Termine mit genauer Uhrzeit.
• Pufferzeiten einkalkulieren: Bei der Planung solltest du 60 % der Zeit konkret "verplanen" und 40 % der Zeit für unerwartete Aktivitäten reservieren. Auch Pausen dürfen in der Tagesplanung nicht fehlen.
• Entscheidungen treffen: Überlege dir, welche Aufgaben du an andere delegieren kannst, um in der vorgegebenen Zeit ans Ziel zu kommen.
• Nachkontrolle am Feierabend: Kontrolliere deine Planung und sichere ab, ob alle Aufgaben erledigt wurden.

Fazit
Wer geplant in den Tag startet, der trägt maßgeblich zu einem zufriedenen Team bei. Und auch wenn nicht immer alles so läuft wie gedacht, lässt sich mit gutem Zeitmanagement und Kommunikation das Projekt erfolgreich zu Ende bringen.