Isis Tipps: Was ist das A und O?

In unserer Kölner Werbeagentur haben wir exzellente Projektleiter, die ihr Handwerk sehr gut verstehen und echte Profis in ihrem Fach sind. Auch unsere Isi ist eine erfahrene Projektleiterin, die schon so manchen Großkunden durch den Marketing-Dschungel gelotst hat. Was sind ihre Basics in der Kundenberatung? Sie verrät uns 3 ihrer bewährtesten Methoden.

Wer schreibt, der bleibt
Ist es euch auch schon passiert, dass ihr nach dem 20. Telefonat nicht mehr wusstet, was die genauen Inhalte der ersten Telefonate, Termine oder des Flurfunks waren? Isi hat eine einfache, jedoch sehr effektive Vorgehensweise. Sie rät, bei jedem längeren oder wichtigen Telefonat Protokoll zu führen. So geht im Informationsfluss nichts verloren und ihr könnt dem Kunden wichtige Infos zukommen lassen. Und im besten Fall sollten natürlich auch eure Kollegen darauf Zugriff haben, im Falle von Urlaub oder Krankheit.

Erst einmal tief Luft holen
Wie solltet ihr eigentlich damit umgehen, wenn ihr konstruktives Feedback erhaltet? “Wenn der Kunde etwas bemängelt, dann nehmt es auf alle Fälle nicht persönlich”, meint Isi. Falls ihr euch doch angegriffen fühlt, dann versucht, Distanz zu gewinnen. Überlegt euch, wie ihr in der Position des Gegenübers gehandelt hättet oder wie euer persönliches Feedback zu den Ergebnissen ausgesehen hätte.

Bei Meetings entspannt bleiben
Isi ist bei uns eine wichtige Säule in der Kundenberatung und sie weiß, wie ihr Meetings effizienter abhalten könnt. Sie empfiehlt folgende Handlungen, die es euch erleichtern, bei einem Meeting einen kühlen Kopf zu behalten:

• bereitet ein Board mit den Aufgaben und Themen vor
• scheut euch nicht, Meetings auch mal im Stehen abzuhalten
• vorab eine Person festlegen, die Protokoll führt
• eine Uhr bereithalten, die für alle sichtbar ist
• Aufgaben verteilen und die nächsten Schritte klar definieren

Fazit: Probiert es aus
Probieren geht über studieren. Wenn ihr euch also unsicher seid, ob euer Workflow auch funktioniert, dann probiert es doch erst mal im Team aus. Auf alle Fälle sind Protokollieren und Kommunizieren wichtige Pfeiler in der Projektleitung. Und wenn ihr Feedback erhaltet, dann seht es als Chance, euch zu verbessern, aber fühlt euch bitte nicht angegriffen. Wenn ihr entspannt seid, überträgt sich das sicher auch auf die anderen!